El Costo de Franquiciar un Negocio

Creando un Totalmente Nuevo Negocio

Una de las grandes ventajas de franquiciar un negocio es que le permite a los dueños de negocios a expandir usando “El Dinero de Otras Personas.” Los franquiciados típicamente pagan por todo los costos de inicio de cada nuevo local o unidad: inmobiliaria, construcción, inventario y el flujo de fondos negativo que trae el comenzar una franquicia son sobrellevados por los franquiciados. Aún más, el franquiciado típicamente le paga al franquiciador honorarios iniciales que ayudan a cubrir el costo de proveer asistencia (como entrenamiento, asistencia en la selección del local, soporte inicial, etc.)

Este sistema es extremadamente fuerte, porque esencialmente libera al franquiciador de restricciones de capital — y le permite abrir franquicias virtualmente “tan rápido como se vendan.” Pero esta estrategia puede ser muy peligrosa si se toma demasiado literalmente.

Mientras que franquiciar un negocio es un método de “bajo costo” de expansión, no es un método “sin costo” de expansión. Y como muchos nuevos negocios, una de las causas más comunes des fracaso es la falta de capital suficiente.

Una de las cosas más importantes de recordar cuando se toma la decisión de franquiciar es que Ud. está creando un nuevo negocio – no simplemente una extensión de su negocio existente. Independientemente del negocio que empezó, Ud. necesita entender que la estrategia se concentra en vender franquicias y servir a los franquiciados. Y su primera y más importante prioridad debe ser el éxito de sus franquiciados.

Mientras este nuevo negocio le ofrece al franquiciador la habilidad de crecer rápidamente utilizando los recursos de otros, todavía hay que tener dinero para hacer dinero. Entonces, ¿cuánto es suficiente?

Los 31 Sabores de Franquiciar

Durante el pasar de los años, hemos escuchado a consultores y expertos de todo tipo dar estimados del costo relacionado a franquiciar. Desafortunadamente, esos estimados pueden variar consideradamente.

Esto es en parte porque las franquicias se pueden crear de varias maneras. Lo recalcable: el factor más importante que el nuevo franquiciador debe tener en cuenta cuando estima el costo de franquiciar es la agresividad del programa de expansión deseado.

Por ejemplo, hay el caso de un nuevo franquiciador quien desea abrir uno o dos unidades cerca a su mercado actual. Quizás el dueño del negocio está buscando la oportunidad de proveer una oportunidad a sus parientes o a sus empleados existentes. Quizás tiene planes conservadores de expansión.

En este escenario, el futuro franquiciador sólo necesita preocuparse de dos costos básicos: legal y control de calidad.

Desde el punto legal, un abogado que no sea de costos elevados y que se especialice en franquicias (se recomienda un abogado que se especialice en franquicias, ya que esta área de la ley es muy regulada y compleja) creará los documentos legales básicos (el contrato de franquicia y otros documentos necesarios) y otras cosas relacionadas (protección de marca, acuerdo de licencia, etc.), por un mínimo de $25,000. Dependiendo del estado donde el empresario ofrecerá las franquicias, también puede que necesite cumplir con algunas leyes de registración a nivel estatal que podrían costar unos miles de dólares más.

Este nuevo franquiciador querrá probablemente crear una nueva corporación, capitlizarla, y necesitará una auditoría financiera de la compañía, conducida por un contador público (CPA). En ciertos estados se fijarán en la capitalización inicial del franquiciador, mientras en otros de no-registración no hay leyes o guías sobre la capitalización inicial requerida. Entonces, un par de miles de dólares cubrirían la creación de una nueva entidad franquiciadora.

Más allá del deseo de un crecimiento conservativo, un empresario querrá controlar la calidad – después de todo, ha construido la reputación y el nombre después de tantos años y no querrá afectar el negocio existente y dejar que la marca sufra. Así, este nuevo franquiciador necesitará crear un manual de operaciones que será el regidor de los documentos de control de calidad dentro del sistema. Sin este manual de operaciones, un nuevo franquiciador corre un riesgo significativo relacionado al mantenimiento de la marca, ya que el manual de operaciones define los estándares de calidad que serán requeridos a los franquiciados y además son incorporados directamente dentro del contrato legal entre el franquiciador y el franquiciado (y además, estos estándares se hacen ejecutables legalmente).

Mientras algunos empresarios eligen desarrollar su propio manual de operaciones internamente, este camino carga cierto riesgo. El manual de operaciones, si es armando apropiadamente, no sólo controlará la calidad, pero también limitará la responsabilidad civil del franquiciador en relación a los actos del franquiciado y sus empleados. El manual de operaciones no sólo tendrá que detallar las operaciones del día a día, pero además tendrá que cubrir un gran abanico de temas — y tendrá que hacerlo de manera que no crea un aumento de responsabilidad civil (a través de negligencias o una relación de agencia). Pero incluso si el negocio no había creado profesionalmente un manual de operaciones usando una compañía como la nuestra, el costo de desarrollar este manual podría ser menos de $30,000.

Entonces para que esta compañía hipotética busque vender algunas franquicias localmente, los documentos para comenzar y poden ser desarrollados por $55,000.

Pero, ¿Qué de una compañía con un plan de crecimiento más agresivo?

¿Qué Tan Alto es “Arriba”?

Para la compañía buscando franquiciar agresivamente, los costos pueden aumentar bastante.

Los costos legales por una expansión más agresiva deben incluir adicionales registraciones estatales y también incluyen contratos más complejos y agresivos (contratos de áreas de desarrollo, contratos de representantes de área, etc.) Cada registración o aplicación a nivel estatal tendrá cargos por registrar la franquicia (hay muchas registraciones estatales y un número considerable de registraciones de oportunidades de negocios estatales que el empresario deberá pagar) y los cargos a pagar en estos estados llegaran a los $6,000 — sin contar el costo legal de su abogado. Todo el costo legal por este programa de franquicia más agresivo puede llegar a los $50,000 o más.

Un crecimiento estratégico más agresivo, naturalmente, requerirá de un planeamiento adicional. Mientras una compañía que planea el crecimiento conservador puede hacerlo con un planeamiento informal, el crecimiento agresivo requiere una comprensión completa del ambiente competitivo y las implicaciones financieras de cada decisión del negocio. Estas decisiones financieras y estructurales tienen que ser construidas con un sólido entendimiento de la organización requerida por el franquiciador para ejecutar este plan, más los costos de desarrollar la organización en términos de recursos humanos y capitales.

El franquiciador agresivo debe tener en cuenta que hasta el más pequeño error, cuando se multiplica por cientos de franquiciados, puede equivaler a la diferencia entre el éxito o el fracaso. La ilustración de esto viene de una examinación de la estructura de regalías. Mientras la diferencia entre 4% y 5% de regalías pudiera parecer muy pequeña, ese 1% adicional podría costarle al franquiciador $5,000 a $10,000 o más por cada franquicia vendida. Ese “error de 1%” cuando se multiplica por 100 o más franquiciados por un periodo de cinco o más años de contrato, puede tranquilamente terminar en millones de dólares.

Desafortunadamente, este planeamiento más detallado puede ser más costoso. Dependiendo de la investigación en el mercado y de la competencia, la complejidad del planeamiento financiero, y otros tantos factores, el costo de contratación de consultores para asistir en el desarrollo de estos planes puede ser de los $30,000 hasta los $40,000. En situaciones más complejas, este planeamiento se hace aún más costoso.

El control de calidad también se hace más complejo y más costoso. Con más franquiciados entrando en el sistema, tendrá que haber una formalización del programa de entrenamiento, además de la creación de videos de entrenamiento y otras herramientas de entrenamiento. Otra vez, esto puede duplicar el costo del control de calidad.

Por supuesto que la diferencia más grande encontrada entre el crecimiento conservador y el agresivo está en el área de ventas de franquicias y marketing. Mientras el franquiciador conservador estará contento dejando que potenciales franquiciados vengan hacia él y opere de un modo reactivo, el franquiciador agresivo querrá tomar acciones directas.

Esto comenzará con el desarrollo de materials de marketing diseñados profesionalmente. Un folleto completo y a color es necesario para un franquiciador moderno. Dicho folleto no sólo vende la oportunidad de la franquicia a potenciales franquiciados, sino que tiene un rol importante en la demostración de credibilidad de la franquicia a otros – contadores, abogados, banqueros y cónyuges – que formarán parte importante del proceso de selección de la franquicia. El diseño de un buen folleto puede costar entre los $8,000 y los $12,000. La impresión de este folleto, dependiendo del proceso de impresión, calidad del papel, cantidad impresa y la variedad de especificaciones de diseño podrían costar otros $8,000 – $10,000.

Para las compañías con localidades existentes (o compañías que planean en usar marketing directo o eventos y exposiciones para promover sus franquicias), otra gran herramienta es un mini-folleto. Este folleto es hecho típicamente en un formato más compacto y puede ser producido en cantidades mayores (costo de creación e impresión puede rondar los $5,000) y sirve como un generador de contactos más que material que inspira credibilidad.

Un sitio de web diseñado profesionalmente es también esencial. En adición a la información ofrecida, estas páginas tendrían que estar equipadas con formularios para la toma de datos de potenciales candidatos, y un sistema de preseleccionando que filtre los aplicantes. Mientras las páginas de web son menos costosas de crear, deberá de presupuestar $10,000 a $15,000 para un sitio muy bueno.

Para los franquiciadores en búsqueda de un crecimiento más agresivo, los videos de ventas de franquicias son muy importantes en el proceso de ventas mientras los videos online son cada vez más predominantes en el internet. Los videos producidos profesionalmente promoviendo la venta de franquicias pueden ser desarrollados generalmente por un costo de $15,000 a $25,000.

Por último y tan importante como como los materiales de marketing, es un presupuesto para la promoción de la franquicia. Dependiendo del tamaño de la inversión en la oportunidad de franquiciar, el nuevo franquiciador tendría que presupuestar entre $8,000 a $10,000 (en algunos casos más) por franquicia vendida para un presupuesto promocional. Para un franquiciador planeando en vender 10 franquicias en un año fiscal, un presupuesto anual de marketing tendrá que rondar entre $80,000 a $100,000. Por supuesto que algunos de estos fondos serán recapturados cuando el franquiciador comience a recibir regalías, pero normalmente este período lleva un promedio de 12 a 20 semanas para vender una franquicia; entonces el franquiciador agresivo tendrá que poseer al menos de cinco a seis meses de fondos para la publicidad – o la mitad de su presupuesto anual — cuando comience la promoción del programa.

Para optimizar estos gastos, un franquiciador con sabiduría invertirá en un estudio de mercado primario (para entender mejor a su potencial franquiciado) y un plan de marketing profesional. Mientras no son apropiadas para los franquiciadores más conservadores, estas herramientas agregarán otros $10,000 – $15,000 al presupuesto.

Pero la inversión más grande e importante que tendrán que desarrollar en una franquicia de expansión agresiva será en sus recursos humanos.

La mayoría de las compañías que comienzan a franquiciar por primera vez lo hacen usando sus equipos de personal existentes. En muchos casos, los empresarios que fundaron dichos negocios actuarán principalmente como vendedores de franquicias, con el soporte de su personal en las áreas de operaciones y entrenamiento. Y mientras esto funciona en la mayoría de los casos, en el caso de un mayor y agresivo crecimiento, el dueño del negocio deberá planear de incrementar su personal, incorporándolos en los roles esenciales de las áreas de ventas de franquicias, y el entrenamiento y soporte de los franquiciados.

La primera persona que el franquiciador generalmente contrata es un vendedor de franquicias. Un vendedor de franquicias con experiencia generalmente requerirá un plan de compensación arriba de los $100.000, con algunos de estos planes basados en el desempeño del vendedor. Los vendedores de los niveles más altos requieren normalmente del doble o más de salario – pero generalmente lo valen. Un vendedor comenzará a justificar su salario vendiendo franquicias rápidamente (un buen vendedor de franquicias tendría que vender entre 12-20 franquicias por año), pero Ud. tendrá que anticipar la necesidad de fondos de un mínimo de entre cuatro y seis meses de salario (dependiendo la naturaleza de la franquicia) sin ingresos por comisiones. Agregando a su salario el costo que se le pagara a un agente de reclutamiento de ejecutivos para encontrar a este talento (quien generalmente demanda un costo de 25% de su primer salario anual) y Ud. podría presupuestar $75,000 en costo de personal antes de vender su primer franquicia – si desea ir por este camino.

Otras contrataciones vienen generalmente más tarde – después que las ventas de franquicias comenzaron y las regalías comienzan a establecerse – pero otra vez, cuanto más rápido es el crecimiento, más pronto estas contrataciones tomaran lugar.

Mientras este articulo provee una idea general de los costos al comenzar a franquiciar, la mejor manera de tener un entendimiento razonable de todos estos costos es en desarrollar un análisis de financiero para todas sus costos de contrataciones, marketing, legales y desarrollo necesarios como también el flujo de ingresos de cuotas, regalías y otros fuentes de ganancias. Mientras que hay muchos factores que influyen en el capital necesario, una regla es que la creación de un programa agresivo de franquicia requiere un presupuesto de un flujo de efectivo de $250,000 para financiar el costo del desarrollo del crecimiento de la franquicia hasta que las ventas comiencen a “pagar” por el personal y las necesidades de promoción de la franquicia.

Pero esto es un estimado, y hay un gran número de situaciones donde los franquiciadores han crecido con muchísimo menos — y otros donde han fracasado después de haber invertido aún más.

Mientras es importante ser apropiadamente capitalizado antes de franquiciar, también es importante recordar que el costo de crear una compañía franquiciadora, aun en escenarios de crecimiento agresivo, es frecuentemente menos costoso que abrir un local o unidad corporativa adicional. La inversión en un programa de franquicias puede permitir al franquiciador en crecer hasta los cientos o aun miles de localidades – proporcionando un emprendimiento agresivo que no se ha encontrado en ninguna otra forma de expansión de negocios.